<< Takaisin

Podcast vai postikortti? Ratkaisut työyhteisön ikuisuusongelmiin ja viestinnän tehottomuuteen

Yli 150 työyhteisöviestinnän ammattilaista kokoontui heinäkuussa Bostoniin Yhdysvaltoihin Advanced Learning Instituten järjestämään kolmipäiväiseen strategisen sisäisen viestinnän konferenssiin. Osallistuin seminaariin Tekirin edustajana ja oli mielenkiintoista huomata, kuinka samanlaisia työyhteisön haasteet ovat meillä ja valtameren tuolla puolen.

Koostin tähän blogikirjoitukseen ajatuksia siitä, kuinka taklata näitä ongelmia tavoitteellisen, suunnitelmallisen ja oivaltavan viestinnän keinoin – läheisessä yhteistyössä liiketoimintajohdon ja HR:n kanssa.

Ongelma 1: Viestintä ja HR eivät keskustele keskenään

Viestinnän ja HR:n välinen seinä on jostain kumman syystä erittäin paksu, vaikka istuttaisiin modernissa avokonttorissa. Erään työpajan teemana oli juuri HR:n ja viestinnän välinen yhteistyö otsikolla Peanut Butter and Jelly (arvaatko miksi?). Työpajan aluksi oli avautumissessio, jossa jokainen sai halutessaan haukkua HR:ää sydämensä kyllyydestä. Yksi osallistujista totesi Human Resources -osaston nimenkin jo kertovan, että he kohtelevat ihmisiä resursseina. Toisen mielestä HR hoitaa vain yt-neuvottelut ja irtisanomiset. Kolmannen mielestä HR:ssä käytetään liian vaikeaa ammattisanastoa.

Ratkaisu: ”People people people are just people people people and you should treat them as people people people”

Avautumisen jälkeen käänsimme ajatukset kohti yhtäläisyyksiä. Ja löytyihän niitä. Molempien tehtävänä on tukea työntekijöitä, vähentää kaaosta ja mahdollistaa liiketoiminnan kehitys. Ehkä olisi aika haudata sotakirves ja keskittyä näihin yhteisiin tavoitteisiin. Henkilöstöhallinnonkin ammattilaisia voi ja kannattaa lähestyä ihmisinä. Sähköpostin lähettämisen sijaan voisi ensi kerralla koittaa mennä juttelemaan HR-kollegalle ihan kasvotusten, kehonkieli ystävällisyyttä huokuen, kysyen kuinka minä voisin auttaa sinua.

Viestijä voi tehdä HR:n vaikeasta ammattisanastosta ymmärrettävämpää ja auttaa koko organisaatiota ymmärtämään mistä on kyse. Kysyä ja kyseenalaistaa niin monta kertaa, että HR-ammattilainen osaa selittää mitä kenenkin tulee asiasta tietää ja miten täytyy jatkossa toimia toisin. Vinkki: pyydä asiantuntijaa kertomaan vaikeaselkoinen asia sinulle kuin hän kertoisi sen äidilleen tai 10-vuotiaalle lapselleen.

Ongelma 2: Viestintää on liian vähän, liian paljon tai se ei kosketa ketään

Moni viestijä on laittanut hurjasti aikaa intranetin uutisten toimittamiseen – vain todetakseen, että viesti ei mene perille. Ainakaan sellaisena kuin se oli ajateltu. Yhdessä työpajassa kirjoitimme ”Dear John” -erokirjeen pölyttyneelle intranetille ja pohdimme muita, modernimpeja vaihtoehtoja viestiä.

Ratkaisu: ”Know your audiences – one message does NOT fit all”

Meillä on erilaisia tapoja imeä informaatiota itseemme. Yksi tykkää kuunnella, toinen keskustella, visuaalinen oppii parhaiten kuvista ja kyllä, jotkut meistä edelleen myös lukevat. Jopa intranettiä tai sähköpostia. Voisiko arvoista tehdä Spotify- soittolistan? Toimisiko strategia-podcast myyjille, jotka viettävät suuren osan työajastaan autossa tai hotellihuoneessa? Entä arvostaisivatko tehdastyöntekijät eniten turvallisuussäännöistä muistuttavaa postikorttia tai vessan seinällä olevaa julistetta?

Kohderyhmät kannattaa ryhmitellä valittujen kriteereiden ja saatavilla olevan datan pohjalta segmentteihin, jotka personoidaan. Jokaiselle segmentille annetaan kuvitteelliset ja kasvot, nimi, ikä, ammatti ja jopa iskulause. Esimerkiksi 80-luvulla Texasissa tehtiin ”Don’t mess with Texas” -roskaamisen vastainen kampanja ”Bubbylle”. Tilastojen mukaan kouluttamattomat nuoret miehet olivat kovimpia roskaamaan, mutta rakastivat omaa osavaltiotaan. Kampanjalla vedottiin Bubbyn tunteisiin onnistuneesti ja roskaaminen väheni huomattavasti. Miten sinä jaottelisit sisäiset sidosryhmänne? Kun tämä harjoitus on tehty ja ymmärrys eri ryhmien tiedontarpeesta ja kanavien käyttötavoista syventyy, on viestejä helpompi kohdentaa. Näin säästyy paitsi aikaa ja rahaa, myös viestijän hermoja.

Ongelma 3: Henkilöstö ei luota yrityksen ylimpään johtoon / ei ole sitoutunut yritykseen

Teknologiajätti HP:n viestintävastaava kertoi seminaarissa esimerkin korealaisen Samsungin yritysostoon liittyvästä viestinnästä. Samsungilaisilla oli hyvin vahva yrityskulttuuri ja kaupasta kuultuaan eräs työntekijä oli todennut: ”Tuntuu, kuin sydämeni muuttuisi tuhkaksi.” Siinäpä olikin viestijöillä hommaa yrittäessään muuttaa 8000 korealaista tuhkasydäntä HP:n sinisiksi.

Myös pienemmillä, ainoastaan Suomessa toimivilla yrityksillä on haasteita luottamuksen ja sitoutuneisuuden suhteen. Erityisesti, jos ylin johto on vaihtunut tiuhaan tahtiin tai organisaatio on muuten käynyt läpi merkittäviä muutoksia.

Ratkaisu: Show those middle managers some extra love

Ylimmän johdon on tärkeää näyttää esimerkkiä koko organisaatiolle strategian ja toivotun yrityskulttuurin kannalta kriittisissä asioissa. Mutta toimitusjohtajaa tärkeämpi suunnannäyttäjä on usein oma lähiesimies. Keskijohdon vastuuttaminen ja valtuuttaminen ei ole helppo tehtävä, mutta yhteistyössä ylin johto, viestintä ja HR voivat saada keskijohdossa ihmeitä aikaan. Näin kävi myös HP:n yritysostossa, kunhan ensin oli yritetty muuttaa kulttuuria kasaamalla intraan kaikki mahdollinen tieto saataville. Eihän tämän toimenpiteen vaikuttavuus tietenkään ollut niin suuri kuin sen, että keskijohto saatiin keskustelujen jälkeen mukaan muutoksen puolestapuhujiksi.

Itse olen todistanut ja agiteerannut saman tyyppistä voimaantumista muun muassa toimiessani eräässä B2B-oranisaatiossa HR-projektipäällikön roolissa viestintäpäällikön työparina. Keskijohto kyllä ottaa vastuuta, jos sitä heille annetaan ja jos he ymmärtävät yrityksen suunnan sekä oman tärkeän roolinsa muutoksen läpi viemisessä.

Bonus: reflektio sosiaalisesta mediasta

Julkaisin seminaarin huomioita omalla ja Tekirin Twitter-tilillä sekä Instagramin tarinoissa Bostonista käsin. Jotkut aiheista resonoivat vahvasti verkostoissani. Erityisesti aihe ”Mitä koulussa ei opetettu sisäisestä viestinnästä” ja väittämä, että intranettiä ei oikeastaan lue kukaan olivat herättäneet ilahduttavan paljon keskustelua Twitterissä yölentoni aikana Bostonista Lontooseen.

Näidenkin keskustelujen pohjalta sisäisen viestinnän tärkein rooli on tukea strategian toteutumista ja vahvistaa yrityskulttuurin liiketoiminnan tavoitteiden kannalta toivottuja piirteitä. Erityisesti pienemmissä organisaatioissa kaikki muu sisäinen viestintä voidaan jättää henkilöstölle – niille, jotka ovat kunkin asian ytimessä. Osa verkostostani on erittäin valmis kirjoittamaan erokirjeen intranetille ja kokeilemaan jotain uutta, vaikkapa aamunavausta sisäisessä radiossa tai henkilöä lukemassa intranetin etusivua ääneen toimistolla. Näiden puoliksi vitsillä heitettyjen kommenttien takana saattaa olla ajatustakin. Kohtaamisille ja inhimillisyydelle on tilausta teknologiavälitteisen viestinnän aikakaudella.

Kuulostaako tutulta?

Niin ajattelinkin. Seuraavaksi ehdottaisin, että pohdimme yhdessä juuri teidän organisaationne tilanteeseen sopivia ratkaisuja. Ketkä oikeastaan ovatkaan sisäiset kohderyhmänne, miten tärkeimmät viestit saadaan juuri teidän organisaatiossanne parhaiten perille? Sisäisen viestinnän toteutusta ei suinkaan tarvitse ulkoistaa Tekirille (tokihan sekin onnistuu), mutta voimme auttamaan löytämään työyhteisöviestinnän kipukohdat sekä punaisen langan, jonka avulla koko organisaation toimintaa kehitetään tuloksellisempaan suuntaan. Työyhteisöviestintä on paljon muutakin kuin pölyttynyt intranet, jonka omistajuutta kukaan ei tunnusta.