Työyhteisöviestintä poikkeustilanteessa – epävarmuuden keskellä turvallisuuden tunnetta luodaan viestinnän keinoin

Epävarmuus aiheuttaa pelkoa, ahdistumista ja turhautumista, joita voi työpaikalla esihenkilön tai kollegan roolissa koittaa lieventää viestinnän keinoin, muistuttaa Tekirin johtava konsultti, työyhteisöviestinnän asiantuntija Jenni Vuorio.

Koronaviruspandenmian aiheuttamat poikkeusolot ja rajoitukset koskettavat meitä kaikkia. Tietotyötä tehdään etänä, kouluja käydään kotona, liikkuminen on vähentynyt, maiden rajat on laitettu kiinni ja työelämää leimaa epävarmuus.

Korona koettelee kansantaloutta, elinkeinoelämää, yrityksiä ja yksilöitä. Vanhuksia, työikäisiä ja lapsia. Tämä on suurin globaali kriisi, joka meitä on tähänastisen elämämme aikana kohdannut.

Pidin pääsiäisviikolla pari webinaaria, joissa oli aiheena työyhteisöviestintä poikkeusoloissa. Miten luoda luottamusta, toivoa, turvallisuuden tunnetta ja yhteisöllisyyttä viestinnän keinoin epävarmoina aikoina. Kukaan meistä ei tiedä, kuinka kauan poikkeusolot kestävät. Lomautetaanko minut? Säilyykö oma työpaikka? Miten käy kesän mökkireissun? Minne asti siirtäisin lennot, jotka piti lentää huhtikuussa? Pääsevätkö lapset vielä elokuussakaan kouluun? Epävarmuus aiheuttaa pelkoa, ahdistumista ja turhautumista, joita voi työpaikalla esihenkilön tai kollegan roolissa koittaa lieventää viestinnän keinoin.

Asiakasyrityksistämme olen kuullut hienoja esimerkkejä siitä, kuinka johtoryhmissä on tehty koronaviestinnän linjauksia: kuinka usein viestimme, mikä on viestinnän tavoite ja äänensävy. Osassa yrityksistä johtoryhmäläiset ovat aktivoituneet kertomaan tilannekuvasta päivittäin: miten poikkeusolot vaikuttavat juuri meidän liiketoimintaamme ja millaiset ovat yrityksemme näkymät. Haastavaa onkin pitää katse samanaikaisesti sekä lyhyen tähtäimen kriisistä selviämisessä sekä uudessa arjessa koronan jälkeen. Mikä muuttuu, mitä teemme toisin? Sillä koronakaan ei ole ikuinen, sekin loppuu ajallaan.

Nyt kaivataan lämpöä ja empatiaa enemmän kuin koskaan aiemmin

Poikkeusolojen viestinnässä korostuu tietysti faktojen oikeellisuus ja tarinan johdonmukaisuus. Työntekijöillä on nyt korostetun suuri tiedon tarve. Miten tämä vaikuttaa meihin ja minuun?

Vähintään yhtä tärkeää on työntekijöiden ja muiden sidosryhmien tunnemaiseman ymmärtäminen. Viesteissä pitää olla faktojen lisäksi lämpöä. Vuorovaikutukselta edellytetään nyt tilannetajua, pelisilmää ja tunneälyä.

On tärkeää, että työntekijät tulevat kuulluksi ja heidän kysymyksiinsä ja huoliinsa vastataan. Oikeita vastauksia ei välttämättä ole, mutta ”seuraamme tilannetta, teemme tarvittavia sopeuttamistoimenpiteitä ja kerromme niistä heti kun mahdollista” on parempi viesti kuin täysi radiohiljaisuus.

Avoin ja ketterä viestintä luovat luottamusta poikkeusolojen aiheuttaman epävarmuuden keskellä. Työntekijöitä voi myös osallistaa ideoimaan toimenpiteitä, joilla organisaatio selviää pahimman ajan yli. Hallinnan menettäminen luo pelkoa, mutta se, että voi itse vaikuttaa asioiden kulkuun, luo turvallisuuden tunnetta.

Meillä Tekirissä poikkeusolot ovat itseasiassa lähentäneet jo entisestään tiivistä työyhteisöämme. Juomme joka aamu virtuaaliset aamukahvit höpötellen niitä näitä – videoyhteyden kautta luonnollisesti. Online-jooga ja pääsiäisen yhteinen herkutteluhetki loivat osaltaan yhteisöllisyyttä, samoin kuin erilaisten aiheiden ympärille muodostuneet aktiiviset Teams-chatit.

Pitämissäni webinaareissa myös osallistujat kertoivat, kuinka heidän organisaatioissaan yhteisöllisyyden luomiseen on panostettu koronakriisin keskellä. Keinot vaihtelivat taukojumpasta Kahoot-kisailuihin ja perinteisen postin kautta lähetettyyn suklaaseen.

Myös tavallinen puhelinsoitto voi pelastaa jonkun päivän. Aina ei tarvitse olla asiaa, voi vaan kysyä ”Mitä kuuluu?”.

 

Jenni Vuorio
Johtava konsultti

Haluatko kysyä jotain oman organisaationne työyhteisöviestintään liittyen? Kaipaatko näkemystä johtamisviestinnän linjauksista? Tarvitsetko tukea vaikeiden viestien muotoiluun tai luottamuksen, turvallisuuden tunteen ja yhteisöllisyyden luomiseen? Varaa nyt maksuton 15 minuutin sparrausaika Tekirin johtavan konsultin Jenni Vuorion kanssa – ilman sitoumuksia. Lue lisää ja varaa aika tästä.