Kevät tuo mukanaan valon ja pitenevät päivät. Myös yritysten viestinnässä kevät tuo hetken helpotuksen: kiireinen talvi on takana, kun vuosiraportit on saatu julkaistua.
Vuosiraportointiin liittyvät projektit saatetaan nähdä organisaatioissa vain resursseja vaativana ponnisteluna ja pakkopullana. Tosiasiassa vuosikertomus toimii yrityksen käyntikorttina ja tietopakettina mahdollistaen viestinnän laajasti eri sidosryhmille. Hyvin toteutettuna vuosiraportointi tukee yrityksen liiketoimintaa, vahvistaa yritysmielikuvaa ja antaa kattavan kuvauksen yhtiön toiminnasta. Avoin ja vastuullinen toiminta ja siitä viestiminen on yhä arvostetumpaa niin omistajien, asiakkaiden kuin työntekijöidenkin näkökulmasta. Tästä syystä raportointi tulisikin nähdä hyvänä mahdollisuutena vaikuttaa.
Lue myös Tekirin blogista myös, kuinka vastuullisuusviestintä tukee yrityksen liiketoimintaa.
Hyvä vuosikertomus on monipuolinen, sisällöltään vaikuttava sekä visuaalisuudeltaan moderni. Kuinka hyvä vuosikertomus sitten saadaan aikaiseksi?
- Liiketoiminnan ymmärrys suunnittelun tukena
Vuosikertomusta suunniteltaessa lähtökohtana on kertoa yrityksen liiketoiminnasta, sen nykytilanteesta ja tulevaisuuden kehitykseen vaikuttavista tekijöistä. Ymmärrys yrityksen toimintaympäristöstä, toimialasta ja toiminnasta on tärkeää vuosikertomusta suunniteltaessa. Yrityksen eri sidosryhmät tarvitsevat erilaisiatietoja. Suunnitteluvaiheessa tuleekin miettiä tarkasti, miten erilaisia lukijoita palvellaan ja miten heille tarjotaan relevanttia tietoa loogisessa järjestyksessä ja ymmärrettävässä muodossa.
- Asiantuntijuus välittyy hyvin toteutetulla sisällöllä
Sisältö on vuosikertomuksen tärkein osa. Vuosikertomuksen viesteillä on mahdollisuus kertoa kattavasti yrityksen liiketoiminnasta ja vahvistaa tiettyjä tavoitteita. Hyvin suunniteltu ja toteutettu sisältö auttaakin yritystä saamaan halutut viestit läpi. Sisällön tulisi olla ennen kaikkea näkemyksellinen, hyvin jäsennelty sekä asiantunteva – näin tekstin keskeiset asiat välittyvät lukijalle hetkessä. Huomion kiinnittäminen oikeisiin ja ajankohtaisiin asioihin takaa laadukkaan ja vaikuttavan sisällön. - Toteutuksessa vaaditaan myös projektiosaamista
Vuosikertomusprojekti vaatii paljon taustatyötä ja organisointia. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että sillä on oma tiimi ja projektipäällikkö. Näin varmistetaan aikataulussa pysyminen, resurssien riittävyys, varautuminen yllättäviin tapahtumiin sekä projektin eteneminen jouhevasti.
- Älä unohda tai väheksy graafisen suunnittelun arvoa
Vuosiraportoinnissa tiedon visualisoiminen on oleellista. Hyvä graafinen työ mahdollistaa tiedon esittämisen helposti ymmärrettävällä ja mielenkiintoisella tavalla. Visuaalisuus ja monipuoliset viestintäkeinot viimeistelevät työn ja tekevät siitä näyttävän kokonaisuuden. Ilman taitavan graafikon käsittelyä vuosikertomukset olisivat vain mustaa valkoisella eikä viestiä saataisi yhtä vaikuttavasti eteenpäin.
Vuosiraportin julkaisu vaatii monien asiantuntijoiden osaamista eri viestinnän ja liiketoiminnan ymmärtämisen osa-alueilta. Projektit ovat suuria kokonaisuuksia, joissa pienillä yksityiskohdilla on merkitystä. Onnistuneen julkaisun takana seisoo aina osaava ja aikaansaava tiimi. Mikäli kaipaat näkemystä ja mielenrauhaa vuosikertomuskaaoksen keskelle, tiedät mistä meidät löytää.