Uusi kollega työyhteisössä? Poimi 5 vinkkiämme, jotka kannattaa ottaa huomioon

Kun yritykseen rekrytään poikkeusaikana uusi työntekijä, työyhteisöllä on oivallinen aika tarkastella sisäisiä toimintamallejaan – ja ottaa kaikki ilo irti uuden työntekijän uteliaista silmistä ja tarkkailevista korvista. Listasimme viisi vinkkiä, miten etäajan poikkeavuudet on hyvä ottaa huomioon uuden työkaverin liittyessä Teams-ruutujen äärelle. 
 
Siirtyminen kokonaisvaltaisesti etätyöhön on muuttanut paitsi tapojamme tehdä töitä myös myllännyt työyhteisöjen sisäistä viestintää ja toimintamalleja.

Meistä kumpikin on aloittanut Tekirissä uutena työntekijänä poikkeusvuoden 2020 aikana – Mari vuosi sitten keväällä ja Henna viime syksynä. Suurimman osan tästä ajasta olemme tehneet töitä etänä, ja kollegat ovat tulleet tutuiksi lähinnä läppärin näytöllä. Työpaikkamme uudehkoina etäkasvoina katsomme yhteisöämme eri tavalla kuin muut: meille tuttua on vain se, miten organisaatiomme toimii keskellä poikkeusaikaa ja minkälaisia rutiineja on alkanut muodostua uuden normaalin ympärille. Sinä kauniina päivänä, kun saamme taas palata takaisin toimistolle, pääsemme ihmettelemään sitä, miten työyhteisömme toimii normaalioloissa – ja mahtuvatko kaikki edes tiloihimme? Korona-ajan rekryinä ja jonkinlaisina pioneereina olemme listanneet ne tekijät, jotka ovat keskeisiä uuden työntekijän aloituksessa etäaikana.

“Meille uusille tuttua on vain se, miten organisaatiomme toimii keskellä poikkeusaikaa ja minkälaisia rutiineja on alkanut muodostua uuden normaalin ympärille” 

 

1. Luo ilmapiiri, joka kannustaa kertomaan osaamisesta

Teams-aika luo omat haasteensa rennolle höpöttelylle. Kun normaalioloissa uudella työntekijällä on mahdollisuus kahvikoneen äärellä kertoa matalalla kynnyksellä itsestään ja osaamisestaan – avata siis konkreettisesti sitä, mitä cv:ssä lukee yhdellä rivillä – pandemia-aikana arkinen sosialisointi puuttuu. Parhaat höpöttelyt syntyvät Teamsissakin usein ennen tai jälkeen palaverin virallisen osuuden, mutta valitettavan usein palavereiden ympärille ei jää aikaa rennommalle keskustelulle. 

Vinkkimme: Luokaa myös virtuaalitodellisuuteen paikkoja, joissa uusi työntekijä pääsee rennosti kertomaan taustastaan ja osaamisestaan mahdollisimman monelle kollegalle. Tämä helpottaa jatkossa niin tehtävien jakoa kuin tiimien muodostamista. Samoin sitä, ettei uusi työntekijä joudu hankalaan tilanteeseen, mikäli hänen osaamistaan tulkitaan väärin. Toimisiko rentoon tutustumiseen vaikkapa etäafterit, työhyvinvointitoimikunnan kahvit tai pienten tiimien kävelypalaverit? Tai ryhtyisikö joku tiimistä tutoriksi, johon uuden olisi helppo tutustua ja turvautua matalalla kynnyksellä? 
 

2. Haasta etäajan rutiineja – ja erityisesti totuttuja rooleja

Vuosi etätöitä takana – eikä loppua näy. Monessa työyhteisössä on jo integroiduttu uuteen työskentelykulttuuriin rutiineineen, mutta näitäkin malleja on jo tarpeellista haastaa. Jokainen uusi kollega luo myös ryhmän dynamiikan jollain tapaa uusiksi. Totutusti se tyyppi, joka aloittaa useimmiten palavereiden puheenvuorot ja murjaisee aina ensimmäisen vitsin, tekee tätä samaa myös tietokoneen ruudulla – eikö totta? Ja se hiljaisempi, joka aina muutenkin vetäytyy, pitää pahimmassa tapauksessa Teams-aikana kameran kiinni ja mikrofonin mutella – ja hänen osaamisensa ja ajatuksensa jäävät helposti kokonaan pimentoon.

Vinkkimme: Kiinnittäkää erityistä huomiota siihen, että jokainen työntekijä (ja erityisesti se uusi) tulee kuulluksi ja nähdyksi. Palaverin vetäjä, joka tuntee myös työyhteisön dynamiikan ja ihmisten persoonallisuuden, voi pyrkiä jakamaan tasaisesti puheaikaa kaikille tai vähintäänkin kiinnittämään huomiota siihen, että kaikki saavat sanoa näkemyksensä. Yhteisesti voidaan sopia, että myös sisäisissä palavereissa kamerat pidetään aina auki.  

“Jokainen uusi kollega luo myös ryhmän dynamiikan jollain tapaa uusiksi” 

 
3. Anna uuden työntekijän raikastaa ajattelua ja toimintamalleja

Kun työyhteisössä aloittaa uusi tyyppi, kannattaa kollegoiden ottaa kaikki ilo irti uteliaista silmistä ja tarkkailevista korvista – joista saattaa olla yllättävän paljon apua sisäisessä työskentelyssä. Uusi kollega katsoo kaikkia olemassa olevia toimintatapoja ja kirjoittamattomia sääntöjä uudella tavalla ja huomaa herkästi asiat, jotka toimivat tai eivät toimi.

Vinkkimme: Kannustakaa uutta työntekijää ensimmäisestä päivästä lähtien tarkkailemaan työyhteisöänne ja kertomaan avoimesti omia havaintojaan ja ideoitaan. Tämä asia kannattaa ottaa esille jo uuden henkilön perehdytyksessä, sillä yllättävän nopeasti uusikin kollega urautuu toimimaan työyhteisön totuttujen mallien mukaan. Uskaltakaa myös itse kokeilla uutta ja muuttaa rutiineja, sillä aina voi palata vanhaan. 

“Uusi kollega katsoo kaikkia olemassa olevia toimintatapoja ja kirjoittamattomia sääntöjä uudella tavalla” 
 

4. Vaali kiittämisen kulttuuria

Fyysisten kontaktien puuttuminen osana työpäivää on rankkaa: jos aikaa ei erikseen järjestä, päivistä jää herkästi puuttumaan matalan kynnyksen jutustelu työkaverin kanssa. Kun höpöttelyt ja heitot jäävät väliin, myös spontaanien kiitosten ja kehujen määrä vähenee.

Vinkkimme: Poikkeusajan vastapainoksi mieli kaipaa keveyttä, iloa ja tunnetta siitä, että yhteisöllisyys kantaa vaikeankin ajan yli. Panostakaa siis kiittämisen kulttuuriin. Vaikka johtamisen opit ovat muuttuneet moneen kertaan vuosien aikana, yksi niistä pitää pintansa: kehut ja onnistumiset jaetaan aina koko porukan kesken. Meillä Tekirissä on käytössä onnistumisen laatikko, johon jokainen työntekijä voi kirjoittaa kollegoilleen kiitoksia ja nostaa esiin toisten onnistumisia. Laatikon sisältö luetaan ääneen kerran kuukaudessa.  
 

5. Luo yhteisö, jossa saa kysyä tyhmiä  

Vaikka etätyökulttuuri on sähköisen viestinnän kulta-aikaa, uusi työntekijä saattaa silti jäädä vaille tarvittavaa tietoa – hiljaista, tärkeää tietoa. Iso osa arkista metatason tietoa ei koskaan saavuta uutta kollegaa, kun normaalioloissa saman tiedon omaksuisi työnteon lomassa. Uutena työyhteisön jäsenenä voi olla vaikeaa löytää rohkeutta kysyä yksinkertaisiakin kysymyksiä.

Vinkkimme: Esihenkilöt ja tiiminvetäjät! Voisiko ”tyhmien kysymiselle” luoda toimintamallin yhteisön sisälle esimerkiksi yleisellä kanavalla (anonyymisti) tai koko porukan chatissa? Luoda esimerkki sille, että kysyminen ja ääneen ihmettely kuuluvat työntekoon.

Työyhteisöjen toimintakulttuurit ja sisäinen viestintä elävät nyt murroskautta, ja niin johtamiselta kuin työyhteisöiltä vaaditaan nyt paljon. Me Tekirissä olemme yritysten ja yhteisöjen tukena myös työyhteisöviestinnässä: raikkaasti, oivaltavasti ja ammattitaitoisesti. Kiinnostuitko meistä? Ota yhteyttä!

Henna Helne
Viestintäkonsultti

Mari Kröger
Vaikuttajaviestinnän suunnittelija

Tarve avoimelle ja ketterälle työyhteisöviestinnälle on korostunut poikkeusoloissa. Miten onnistua sisäisessä viestinnässä ja luoda luottamusta ja toivoa epävarmoina aikoina? Lataa maksuton Työyhteisöviestintä poikkeustilanteessa -oppaamme!