Hyvän haastatteluvastauksen perusta on yksinkertainen: vastaa siihen, mitä kysytään. Kerro siitä mistä tiedät, anna asiantuntemuksesi näkyä, ole inhimillinen ja lämmin. Siten luot luottamusta.
Periaatteessa muuta ei tarvita. Jos haluat kuitenkin olla tarkka oman etusi kannalta, on pari lisämuistutusta hyvä ottaa huomioon:
Vastaa vain siihen, mitä kysytään.
Vastaa siitä, mikä sinulle kuuluu. Jos asia ei kuulu tontillesi ja siksi et voi ottaa kantaa, kerro rauhassa, miksi et.
Jos et tiedä, älä spekuloi.
Kaikki tämä on tietenkin harmillisen paljon helpommin sanottu kuin tehty. Kenties joskus suusta saattaa lipsahtaa jotain, mitä ei ollut tarkoittanut sanoa. Kenties on halu varmistaa, että faktat menevät oikein. Kenties on halu varmistaa, että faktat ovat esitetty itselle edullisella tavalla. Siksi joskus saattaa olla houkuttelevaa koukata: on helpompaa vastata kysymyksiin kirjoittamalla sähköposti sen sijaan, että joutuisi änkyttämään äkäiselle toimittajalle ja ottamaan vastaan vieläpä vastakysymyksiä.
Julkinen, yksityinen ja kolmas – Eri sektoreilla eri pelisäännöt
Viime aikoina toimituksista on saanut kuulla, että poliitikot toivovat aiempaa useammin voivansa antaa haastattelut nimenomaan kirjallisesti. Ikävää julkisuutta on haluttu hallita ja luvattu haastattelu onkin muuttunut sähköpostivastaukseksi toimittajan haastattelua varten ilmoittamiin kysymyksiin. Nämä vaihtoehdot eroavat taktiikkana totaalisesta vaikenemisesta, mitä jonkin aikaa nähtiin valtiontalouden tarkastusviraston pääjohtaja Tytti Yli-Viikarin ympärillä velloneen kohun aikana. Tilannetta ei auttanut, että hän valitsi ilmaista näkemyksiään kirjoittamalla blogin sen sijaan, että olisi vastannut puhelimeen. Nämä kaikki ovat lyhytnäköisiä valintoja, mikäli toiveena on luoda luotettavaa kuvaa toiminnastaan.
Julkista sektoria koskee velvollisuus avoimeen ja totuudenmukaiseen viestintään, joten viestintä on osa julkisen sektorin työtehtäviä. Julkisissa tehtävissä toimivien on velvollisuus osallistua keskusteluun myös silloin, kun keskustelu ei ole mukavaa. Yksityisiä yrityksiä eivät velvoitteet samalla tavalla koske, mutta niilläkin on velvoitteensa sidosryhmiä ja viranomaisia kohtaan. Yritystenkin on liiketoimintansa kannalta lähtökohtaisesti parempi herättää luottamusta kuin olla herättämättä.
On ymmärrettävää, että julkisuus voi pelottaa. Otsikointi on viimeisen vuosikymmenen aikana räväköitynyt. Sosiaalisessa mediassa kilpaillaan siitä, kuka heittää kuumimman näkökulman. Julkisuuden sykli on nopeutunut, eikä useinkaan maanantaina arvaa, minkälainen aihe viikon suurimmaksi nousee.
Usein joudumme toteamaan kohun kokeneelle asiakkaalle, että toimittaja on kaikesta ärhäkkyydestään tai epäselvästi asetelluista kysymyksistään huolimatta tehnyt vain työtään ja ajanut julkisen tiedon intressiä. Haastateltavan jahtaaminen ei ole henkilökohtainen hyökkäys. Kokemus voi ymmärrettävästi olla erilainen 36 soittopyynnön ja sadan tekstiviestin saajalle.
Perusteellisesti työtään tekevän toimittajan mielenkiinto herää aina, kun haastateltava ei halua vastata kysymyksiin, vaikka aihetta vaikuttaisi olevan. Kuohuvaan keskusteluun mukaan hyppääminen voi tuntua pelottavalta, mutta hiljaa oleminen vain pitkittää keskustelua ja lisää kysymyksiä. Silloin on varmaa, että asiassa pääsevät ääneen kaikki muut paitsi asianomainen itse.
Usko tai älä: myös viestintäkonsultin tavoitteena on avoin ja laadukas julkinen keskustelu
Kirjallinen vastaus selventää tilannetta, mutta harvoin poistaa asiaa täysin päiväjärjestyksestä. Toimittajia myös ymmärrettävästi huolestuttaa, kuka sähköpostivastaukset on kirjoittanut. Ovatko ne viestintäjohtajan tai konsultin käsialaa? Puhelimessa saati kasvokkain tehdyssä haastattelussa vastaavia kysymyksiä tai huolta ei herää. Sanomisiaan kannattaa tietenkin aina miettiä etukäteen. Oli kyseessä sitten suullinen haastattelu tai sähköposti, haastateltava toivottavasti saa apua vastausten valmisteluun. Huono valmistautuminen tuottaa lähes aina myös huonoa vastaamista.
On sähköpostillekin aikansa ja paikkansa. Se liittyy yleensä tiedonkeruuseen tai tarkistamiseen. Näkemykset, syyt ja perustelut toimittaja haluaa kuulla suoraan asianomaisen suusta, ei näppäimistöltä. Haastattelu kasvotusten tai puhelimessa on lähes aina sähköpostia mielekkäämpi tapa toimia toimittajan kanssa, ja siksi myös viestinnän ammattilaisten suositus. Keskustelussa on mahdollisuus avata tilanteen taustoja, kertoa lisätietoja ja yksityiskohtia – eli lisätä luottamusta ja ymmärrystä.
Toimittajalle syitä tehdä haastattelu suullisesti on monia: ajankäytön tehokkuus, kyky spontaaniin vuorovaikutukseen ja mahdollisuus kysyä jatkokysymyksiä. Lopputuloksessa sähköpostitse tehdyt haastattelut ovat kuivan kuuloisia ja turhauttavia sekä kirjoittajalle että lukijalle, koska ihmiset eivät kirjoita samoin kuin puhuvat. Reaktiot, eleet ja dialogi ovat tärkeää vuorovaikutusta, vaikka toimittaja tekisikin haastattelun vain lehtijuttua varten.
Myös haastateltavalle edeltävät syyt ovat päteviä. Niiden yläpuolelle nousee vielä yksi: luottamuksen herättäminen. Kun toimittaja soittaa, ei pitäisi voida epäillä, kuka vastaa.
Niko Vartiainen
Viestintäkonsultti
Enni Saikkonen
Viestintäkonsultti