Hyvin järjestetty työpaja on muuta kuin toimiva kokoustekniikka ja sopiva määrä jaloittelutaukoja. Miten onnistuneita hybridityöpajoja suunnitellaan, ja miksi niihin kannattaa oikeasti panostaa?
Outlook muistuttaa pian alkavasta kolmen tunnin työpajasta. Taas on edessä uusi projekti ja uusi kokoontuminen. Joku neuvotteluhuone oli ehkä varattuna, ja etäkokousmikrofonikin taisi olla pakattuna mukaan. Viime hetkellä muutama ylimääräinen ilmoittaa jääneensäetäilemään, ja joku joutuu osallistumaan puolet ajasta junan kyydistä. Iltapäivän väsymys painaa jo silmien takana. Joku (ehkä sinä itse) lukee vaivihkaa sähköpostejaan eikä kuuntele.
Kuinka usein sinulla on tullut tunne, että this meeting could have been an e-mail?
On harvinaista herkkua saada iso joukko saman aiheen äärelle. Etenkin muutoshankkeiden suunnittelussa huolella projektin tavoitteita palvelevat, hyvin järjestetyt työpajat ovat kultaakin kalliimpia. Hybridityön aikakaudella kaikki kannattaa suunnitella niin, että osallistumien on antoisaa läsnäolon tavasta riippumatta.
Tässä jutussa kerromme keinot, joita hyödyntämällä kollegat ja asiakkaat toivovat jatkossa, että sähköposti olisikin ollut työpaja.
Tee työpajasta vaivan väärti
Ihmisten aika on arvokasta. Kuuden hengen parin tunnin työpaja kerryttää äkkiä melkein kokonaisen viikon verran työaikapotin. Onko se käytetty projektin kannalta oikein? Hyödyttääkö tällainen menetelmä projektia vai voisiko työtunnit käyttää projektin kannalta jotenkin toisin?Onnistunut työpaja edellyttää, että se on hyödyllinen kaikille.
Ennen kalenterivarausta mieti ainakin seuraavaa:
- Mikä on työpajan funktio – osallistaa ideointiin, kerätä tietoa, sitouttaa hankkeeseen vai piirtää yhdessä tavoitetilaa? Onko työpaja ainoa keino saavuttaa nämä tavoitteet?
- Millä tavalla haluat, että ihmiset osallistuvat ja mikä on kenenkin tehtävä työpajassa? Pidä huoli siitä, että ihmiset tietävät ennakolta roolinsa projektissa ja työpajassa.
- Huolehdi, että osallistujalle prosessi on selkeä ennen työpajaa, sen aikana ja jälkeen. Hän tietää, mitä odotetaan ja mitä työkaluja hän tarvitsee.
- Valitse työskentelytavat, jotka aidosti vastaavat tavoitteeseen. Jos haluat kerätä ideoita, ehkäpä ennakkokyselyt ja parityöskentely voivat toimia isoa ryhmää paremmin. Priorisointi- ja päätöksentekoharjoitukset taas toimivat, kun isolta ryhmältä tarvitaan näkemystä projektin suuntaan. Tärkeää on, että ihmiset tulevat kuulluksi ja heidän ajallaan on ollut aito hyöty isomman tavoitteen eteen.
- Tee post-it lapuista takkasytykkeitä. Testaa tavoitteita varten selkeimmät digityökalut, joilla kerätty tieto on sekä helposti visualisoitavissa kaikille osallistujille että helposti hyödynnettävissä jatkotyöstöä varten. Näin etäilijät voivat osallistua yhdenvertaisesti työstöihin.
- Vältä ähky. Valitse huolella harjoitukset ja niiden määrä. Ajatusten lämmittelyyn menee hetki, ja kiirehtiminen tehtävästä toiseen tukahduttaa ideat helposti.
Oliks siellä linjoilla jotain lisättävää?
Noniin, perusperiaatteet ovat kasassa, mutta puolet osallistujista onkin kadonnut parityöskentelyn aikana. Hyvästä tahdosta ja alkuasetelmasta huolimatta työpaja vie helposti mennessään, ja etäosallistujat jäävät oman onnensa nojaan. Miten saat langoilla roikkujat oikeasti mukaan?
- Paras hybridityöpaja syntyy, kun fasilitoijia on kaksi. Toisen vastuulla on läsnäolijoiden hyysäys, tunnelmanluonti ja ohjeistus, ja toinen pitelee etäosallistujia kädestä ja vastaa digialustojen toimivuudesta.
- Roolit, roolit, roolit – jaa tehtävät, ryhmät ja parit etukäteen. Osallistujista riippuen, yhdistele läsnä- ja etäosallistujat valmiiksi. Tee osallistuminen ja työskentely mahdollisimman selkeäksi.
- Tee käsikirjoitus kristallin kirkkaaksi etukäteen ja jokaisen siirtymävaiheen aikana. On helpompaa osallistua, kun tietää mitä tapahtuu.
- Sovi puheenvuorokäytännöt yhdessä ja käytä hyvää mikrofonia. Kokoushuoneen kakofonia epämotivoi etäilijän nopeasti. Panosta erityisen paljon puheenvuorojen jakamiseen ja etäilijöiden vaalimiseen. Painota sitä myös läsnäolijoille.
- Kaikki klikkauksen päähän – koosta linkit, työskentelyalustoille siirtymiset, ohjeet ja aineistot niin helposti ja yksinkertaisesti saataville kuin voit. Pidä huolta, että kaikki saavat samat ohjeet kerralla.
Ja joo. Kyllä ne kokoustekniikat ja happihyppelyt ovat oikeasti tärkeitä. Hyvinkin fasilitoitu ja ohjeistettu työpaja lässähtää, jos vatsa kurnii, selkä puutuu ja ääni puuroutuu.
Haluatko kehittää työpajojasi ja miettiä, miten yhteiset kokoontumiset hyödyttävät esimerkiksi muutosprosessin suunnittelussa? Tekirin ammattilaiset auttavat suunnittelemaan toteutuksia, jotka tuottavat tulosta.
Iiris Komulainen
viestintäkonsultti
Vahvistamme organisaatioiden ja johtajien muutosvalmiuksia ja -taitoja, ja tarjoamme oppimiskokemuksia osallistavien harjoitusten sekä uusien motivoinnin keinojen kautta. Tutustu Johtamisen ja muutoksen palveluihimme ja ota yhteyttä!