Nyt se on julkista! Yrityskaupan julkistushetkellä aktiivisuus ja dialogi ratkaisevat

Yrityskaupan julkistushetki on uuden, entistä vahvemman liiketoiminnan lähtölaukaus. Se on hetki, jolloin eri sidosryhmät muodostavat ensivaikutelman kaupasta ja sen merkityksestä. Viestinnän tärkeänä tehtävänä on vahvistaa strategista suuntaa, tukea integraatiota ja ennen kaikkea vähentää epävarmuutta.

Yrityskaupan viestintä alkaa jo valmisteluvaiheessa – tästä kirjoitimme blogisarjamme edellisessä osassa. Nyt siirrytään siihen hetkeen, jolloin tieto kaupasta tulee julkiseksi ja vuoropuhelu eri yleisöjen kanssa alkaa.

Julkistusvaiheessa viestinnän ytimessä on selkeä ja uskottava tarina, joka vastaa kysymykseen: Miksi tämä kauppa tehdään? Viestin on tarjottava vastaus sekä siihen, mitä tapahtuu – eli faktoihin ja järkeen – että siihen, miksi tapahtuu – eli strategiseen merkitykseen ja tunteeseen.

Tämä tarina muodostaa kaiken viestinnän perustan: se jäsentää kaupan tarkoituksen, sitoo sen osaksi strategiaa ja tuo esiin hyödyt eri sidosryhmille.

KOHDENNETTUA VIESTINTÄÄ, aktiivista VUOROPUHELUA

Onnistunut julkistus perustuu huolellisesti suunniteltuun viestintään, joka huomioi eri sidosryhmien näkökulmat. Henkilöstö, asiakkaat, sijoittajat, media ja viranomaiset tarvitsevat viestit, jotka ovat sisällöllisesti yhtenäisiä mutta kohderyhmän mukaan räätälöityjä.

Kun uutinen on julkistettu, alkaa dialogi kunkin sidosryhmän kanssa heidän yrittäessään ymmärtää mitä uutinen merkitsee juuri heille. Tällöin on tärkeää olla aktiivinen – passiivisuus ruokkii huhuja ja luo tilaa väärinkäsityksille.

Ilman puhehenkilöitä, taustoitusta ja kontekstin avaamista ihmiset – ja media – täyttävät tyhjät kohdat itse.

Aktiivisuus tarkoittaa paitsi monikanavaisuutta ja toistoa, myös vuorovaikutteisuutta ja läsnäoloa oikeissa kanavissa oikeaan aikaan. Ilman puhehenkilöitä, taustoitusta ja kontekstin avaamista ihmiset – ja media – täyttävät tyhjät kohdat itse.

Viestintäkanavien käytännön valmistelu vaatii usein runsaasti työtä. Esimerkiksi asiakasrekisterien on oltava ajan tasalla, jotta viestit menevät oikeille vastaanottajille. Asiakasvastaaville kannattaa olla julkistuspäivää varten selkeät asiakaskirjeet ja ytimekkäät one-pagerit jaettavaksi. Myös sosiaalisen median kanavat on hyvä prepata huolella etukäteen – mitä viestitään, milloin ja keiden toimesta.

On myös muistettava, että pörssiyhtiöissä viestinnän suunnitteluun ja ajoitukseen vaikuttaa tiukka sääntely. Julkistuksen aikaikkuna voi olla kapea, mutta oikein toteutettuna se tarjoaa mahdollisuuden vahvistaa luottamusta ja vaikuttaa vastaanottoon.

Tasapainon löytäminen luottamuksellisuuden ja avoimuuden välillä on olennainen osa viestinnän onnistumista, jotta voidaan käydä aktiivista vuoropuhelua, kuitenkin pörssiyhtiötä koskevan lainsäädännön asettamissa rajoissa. Tässäkin kohtaa asiantunteva viestintäkumppani on arvokas tuki.

Johto esiin – kasvot kaupalle

Julkistuksen hetkellä organisaation johto on keskeisessä roolissa. Henkilöstölle ja medialle viestittäessä kasvot ja ääni ovat ratkaisevan tärkeitä. Johto antaa kaupan tarinalle uskottavuutta – sisäisesti muutoksen johtajana ja ulkoisesti yrityksen edustajana.

Henkilöstölle viestintä on ajoitettava ennen julkistusta tai vähintään samanaikaisesti. Työntekijöiden keskeinen kysymys on usein: “Miten tämä vaikuttaa minuun?” Esihenkilöillä on tärkeä tehtävä muutoksen tulkkeina, ja heidän tukemisensa viestintämateriaalein on tehokas tapa vahvistaa ymmärrystä ja vähentää epävarmuutta.

Median suuntaan puhehenkilön – usein toimitusjohtajan – rooli on merkittävä. Mikäli johto ei ole heti julkisuudessa saatavilla tai kommentoimassa asiaa, syntyy helposti vaikutelma siitä, ettei tilanne ole hallussa tai jotain pyritään peittelemään.

Kolme keinoa joilla onnistut yrityskaupan julkistuksessa:

1. Tarinan voima: Avaa kaupan strateginen tarkoitus ja uuden vahvemman kokonaisuuden hyödyt sidosryhmille 

2. Aktiivisuus ja dialogi: Vastaa kysymyksiin nopeasti ja avoimesti – näin vältetään huhujen synty ja rakennetaan luottamusta.

3. Johto esiin: Valjasta puhehenkilöt toimimaan kaupan kasvoina 

Sini Nelimarkka
viestintäkonsultti

Tiia Tikkanen
viestintäkonsultti

Tämä kirjoitus on osa Tekirin asiantuntijoiden blogisarjaa, jossa käsitellään yrityskauppaviestintää. Seuraavassa ja samalla blogisarjamme kolmannessa osassa tarkastelemme yrityskaupan jälkeistä vaihetta – miten viestinnällä voidaan tukea onnistunutta integraatiota ja uuteen kokonaisuuteen siirtymistä.

Lisää asiantuntijoidemme tekstejä löydät Ajankohtaista-sivulta. Talous- ja sijoittajaviestintä-sivulta pääset tutustumaan kaikkiin sijoittajaviestinnän palveluihimme.