Päivitetty 29.4.2019
1. Rekisterinpitäjä
Tekir Oy, Lautatarhankatu 6, 00380 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tekir Oy / Tietosuoja, Lautatarhankatu 6, 00380 Helsinki
tekir@tekir.fi
3. Rekisterin nimi ja käsittelyn tarkoitukset
Tekir Oy:n rekrytoinnin henkilörekisteri.
Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää tietoja Tekiriin hakeneista työnhakijoista henkilöstöhallinnon ja rekrytoivien henkilöiden käyttöön.
4. Käsittelyn peruste ja henkilötietojen käyttötarkoitukset
Rekisteriin rekisteröidyllä henkilöillä on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijana.
Rekisterinpitäjän oikeus käsitellä henkilötietoja syntyy, kun työnhakija jättää Tekirille työhakemuksen joko avoimeen tehtävään tai määriteltyyn tehtävään. Voidaan katsoa, että työnhakija voi kohtuudella odottaa, että hänen henkilötietojaan käsitellään tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (mahdolliseen työsuhteen solmimiseen liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä, jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (esimerkiksi tietoturvasta huolehtiminen). Rekrytointiprosessin yhteydessä Tekir voi pyytää työnhakijalta suostumista henkilö- ja soveltuvuusarviointiin.
5. Rekisterin tietosisältö ja säilyttäminen
Tekir Oy:n rekrytoinnin henkilörekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- Työnhakijan perustiedot, kuten
- Työtehtävää koskevat tiedot
- Koulutus- ja osaamistiedot
- Mahdollisesti muut tehtävän kannalta oleelliset tiedot
- Työhakemus, ansioluettelo sekä liitetiedot
- Suosittelijoiden tiedot
Tietoja käsitellään rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen niitä säilytetään kahden vuoden ajan. Tehtävään valitulta työntekijältä rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot siirretään Tekirin Henkilöstöhallinnon henkilörekisteriin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijoita koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään ensisijaisesti hakijalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä rekrytointiprosessiin osallistuvilta tai henkilöarviointeja suorittavilta palveluntarjojilta.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Tiedot ovat ainoastaan rekrytointiprosessiin kuuluvien henkilöiden käytettävissä. Tietoja voidaan luovuttaa henkilö- tai soveltuvuusarviointeja tekevälle palveluntuottajalle, mikäli tästä on erikseen sovittu työnhakijan kanssa.
Pääsääntöisesti Tekir ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa, tai mikäli se on kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön asettamia vaatimuksia ja hyödynnetään EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai vaihtoehtoisesti muita lainmukaisia siirtomekanismeja..
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Henkilötietoja käsittelevät vain Tekirin määrittelemät henkilöt, kuten henkilöstöhallinnon työntekijät, rekrytoivat henkilöt sekä yrityksen johto sekä Tekirin toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja ne määritetään erikseen eri tietojärjestelmiin ja henkilörekistereihin.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö kohdassa kaksi (2.) mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle ja todistamalla henkilöllisyys luotettavalla tavalla.
10. Tiedon korjaaminen
Rekisteröity voi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan ilmoittamalla siitä kohdassa kaksi (2.) mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilöille. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle lisäselvitystä.
Rekisterin pitäjä voi huolehtia henkilötietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä henkilö- ja yhteystietoja.
11. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
- rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
12. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
- rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
13. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
- käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi työsopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
14. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
15. Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla asiasta kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.