<< Takaisin

Tiedoterumbasta mediaa palvelevaan viestintään – miten saada aikaiseksi hyvä tiedote?

”Jahas, meillä tulossa giganttinen uudistus, josta on tärkeää saada tiedote ulos aikataululla ’julkaisu eilen’. Tämä on meille maailman tärkein asia, joten se on sitä varmasti koko muullekin maailmalle ja varsinkin medialle. Miten edetään?”

”Viestintäpäällikkömme voisi kirjoittaa tiedotteen aiheesta nyt heti.”

”Ja minä toimitusjohtajana tahdon katsoa ja muokata tiedotetta. Parasta myös, että kehitysjohtajakin kommentoi tekstin, sillä tämä uudistus vaikuttaa ratkaisevasti tulevaisuuteemme.”

”Minä aion myös hankkeesta vastaavana projektijohtajana sanoa sanani tiedotteeseen.”

”Lisäksi tiedote on hyväksytettävä ulkomaisella konsernijohdollamme sekä sijoittajaviestinnän yksiköllämme.

”Ja koska asialla on näin kova kiire, niin julkaistaan tiedote vain englanniksi, sillä emme ehdi käännättää sitä suomeksi. Jakelu vain mahdollisimman laajalle, jota tieto saavuttaa kaikki mediat varmasti.”

E I  N Ä I N !

Harvat viestinnän toimenpiteet saavat organisaatiota yhtä innokkaasti käärimään hihojaan kuin tiedote. Aina on toki hienoa nähdä, että viestintä otetaan vakavasti ja siihen panostetaan aikaa ja resursseja, mutta tiedotteen lopputulosta harvoin kaunistaa se, että sitä sorkitaan monelta suunnin.

Monien ristiriitaisten mielipiteiden paineessa viesteiltään latistunut tiedote ei palvele ketään sidosryhmiä – kaikkein vähiten mediaa. Toki on myös tilanteita, joissa tiedotteella ei haluta huomiota, mutta ne tapaukset on rajattu tästä tarkastelusta pois.

Tiedotteen laatiminen ja kirjoittaminen on tilanne, jossa viestintätiimin täytyy rohkeasti osoittaa johtajuutta ja asiantuntemusta. Seuraavassa askeleet tavoittavaan tiedoteprosessiin:

1. Tärkein askel: Mikä tiedotettavassa asiassa on organisaationne ulkopuolisia ihmisiä ja muita sidosryhmiä hyödyttävä kulma? Miksi asialla on väliä muille kuin teille? Miksi median kannattaisi tarttua aiheeseen?

2. Pohdi vielä, onko asia tiedotteen arvoinen: mikä on paras tapa viestiä asiasta? Monissa tilanteissa lopputulos on kattavampi, kun antaa tiedon yksinoikeudella yhdelle medialle laajan massajakelun sijaan: tällöin palvelet paremmin mediaakin uutisarvoisella materiaalilla.

3. Kartoita organisaatiosta heidät, joilla on olennaista painoarvoa tiedotteen kannalta.

4. Kirjaa ylös vastaukset ensimmäisessä askeleessa nousseisiin kysymyksiin. Tiedotteen sisältöä varten pyydä niihin kommentteja ja ajatuksia edellisessä askeleessa kartoitetuilta, organisaation kannalta oleellisilta tahoilta vaikkapa ranskalaisin viivoin.

5. Kirjoita tiedote. Laita heti alkuun tärkein asia sillä ajatuksella, että riittäisi, jos lukija näkee vain ensimmäisen kappaleen tiedotteesta.

6. Upota mukaan ydinviesti sitaattimuodossa: näin autat mediaa jutunteossa, kun kiinnostavin asia on valmiina helposti hyödynnettävässä muodossa.

7. Anna tiedote hyväksytettäväksi kohdassa 3 määritellyille tahoille – korosta, että huomiota kiinnitetään enää ensisijaisesti asiavirheisiin.

8. Kartoita aiheesta aidosti kiinnostuneet toimittajat joko yksin tai ammattilaisen kanssa. Lähetä tiedote toimittajille ja toimituksiin ja kerro kuka antaa lisätietoja ja on valmis haastatteluihin.

Lopuksi on hyvä korostaa auktoriteettia, sillä tiedotteiden laatimisessa viestinnän asiantuntemus on kulmakivi, jonka päälle muu rakennetaan: pidä ohjat käsissäsi kaikissa vaiheissa ja fokus siinä, että lopputulos on eheä ja mediaa palveleva kirjoitus, jonka viestit erottuvat kirkkaina. Tai jos se on vaikeaa, niin palkkaa viestintätoimisto pitämään huolen tästä kaikesta puolestasi.